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无论何时都别忽略利用电话           ★★★
无论何时都别忽略利用电话
作者:共进 文章来源:本站编辑 点击数: 更新时间:2012-11-1 【字体:

 

2000年,我工作过的第一家网络公司没有存活下来,但是这段工作经历让我体验到的一点办公室文化一直影响着我。记得开会的时候,会议讨论的内容如果过于偏离议事日程,总会有个人说这个问题,我们会后(offline)讨论吧。

今天,我在家工作,管理项目与同事、编辑进行沟通主要依靠的是电子邮件。严肃地说,这些交流大多数得益于我们线下(offline)讨论吧这句话的本来意思——也就是说拿起电话。尽管如此,我还是习惯快速打字回复,然后按下发送

电邮的诱惑,难以抵御。电子邮件不要求同时性,所以你给对方发封电邮,既不会打扰他,也不需要他立刻即时和你联系。这种方式,传递了信息,节省了开会的费用,既经济又有效。所以,电邮一定也会让我们工作更富有成效……对吗?

——有时候不是这样的。在这个电子邮件超载的时代,有些时候,用一个电话去解决问题要比写一封电邮来得更迅速、更有效。

如果你想迅速得到某个问题的答案,一个电话(当另外一头的人拿起话筒)就能立刻给你想要的回复,但是你的那份电子邮件可能惨兮兮地躺在十个收件箱,没有被阅读。当一次交流需要来来回回好几封电邮,那么电邮需要好几天才能解决的事情,完全可以用一个五分钟的电话来搞定。尽管有人憎恨突然响起的电话铃音中断了思绪(我就是那种人),但是,一个有效的电话能节省双方时间,避免误解。由于通过电话做出决定,缺乏清晰的文本,你可以在谈话结束后发一封电邮,作一总结。

使用电话,还有一个意外收获。一个电话可以用电邮所不能及的方式来建立人际关系。阅读一封电邮,你无法听到一个人的语气。如果电邮的主题还容易使关系变得紧张或者引起争论,一个电话就能拨云见日,扫除误解。有一些人书面沟通不如口头顺畅。要是电子邮件还涉及敏感话题,那读起来可能就觉得别别扭扭,含含糊糊,套话漫天;但只须拿起电话,你就能得到你想要的清晰而简单的解释。此外,你一般还能得更多更内幕的信息和见解,而这些,你的同事是不会在一封电子邮件中透露的。原因仅在于电话的沟通是不留痕迹的。

打电话还可以帮助你管理时间。你的同事非常清楚,倘若有要事,一个电话才是联系到你的最佳方法。基于此,你就不会老想着查看电子邮件,时刻准备着回复邮件。《哈佛商业评论》的编辑告诉我:当我努力赶最后任务期限的时候,我甚至就会切换成如下不在工作中的信息:赶任务中,无暇查看电子邮件……若是急事,请拨打617-555-1212。如若不是,我会尽快联系你。谢谢!”

那些有摄像头,可以使用Skype或者其他任何一种聊天软件视频聊天的技术爱好者,甚至可以利用视频会议来进行通话。就算是通过你的电脑屏幕,只要能看到对方的脸都会让那通电话更个人化,更富有成效。

在你的工作日中,你是不是也开始多多少少地使用电话了?给别人打电话而不是发电子邮件,给你带来最好和最坏的是什么呢?让我们从下面的评论找到答案。

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